Já foi o tempo em que quando pensávamos em escritórios de advogados e contadores vinha à mente pilhas e pilhas de documentos sobre mesas em mogno, num ambiente a meia luz e deprimente. Hoje até podemos arriscar dizer que essas áreas estão se transformando aos poucos em escritórios 4.0. Como assim? Nesse artigo você vai saber em detalhes os motivos.
No empreendedorismo há muito a discussão sobre a importância de fazer acontecer. Em algumas áreas há um pouco mais de resistência, mas a tecnologia veio desmistificar quaisquer medos maiores (por é sempre bom não ter autoconfiança total). Hoje existem escritórios inteligentes com ilhas de trabalho que economizam espaço físico e tornam o ambiente “mais equipe” além de reduzir custos. Com a necessidade de homeoffices em 2020, o pensamento empreendedor viu-se forçado a inovar em suas estruturas.
Essa forma de trabalho veio para ficar e a estrutura humana, as comunicações internas, o uso de dados e sistema de compliance tiveram que ser repensados. Os indícios já vinham há alguns anos com plataformas em nuvem como serviços de contabilidade, por exemplo. O cliente nunca precisa visitar o prestador do serviço, a menos em situações de chamados e ouvidoria.
O voip, a nuvem foram e estão sendo serviços muito demandados pela necessidade da comunicação remota e em tempo real de qualquer lugar e com qualquer pessoa. Os escritórios precisaram encolher e modernizar, deixando o espaço inteligente para equipes de trabalho e salas de reuniões também inteligentes até com aplicativos para programação dos eventos. Tudo enxuto, funcional e confiável.
Você deve estar pensando que no caso de contadores e advogados essa descrição acima é apropriada. E os corretores? Eles não precisam mostrar os imóveis? Hoje muito menos, pois a tecnologia proporciona tour virtual através de drones e imagens internas que ajudam o interessado a filtrar sua escolha para que a visita seja assertiva. Além disso, imobiliárias usam APIs para mostrar aos futuros proprietários todas as facilidades próximas de forma detalhada, tudo porque o Google Maps permite a interface dos sites das empresas com ele.
Já falamos sobre redução de espaço, como a tecnologia ajuda na economia de tempo com visitas no caso de imóveis. E no caso de contadores e advogados, o leva e traz de documentos e assinaturas. Hoje quase tudo virtual, até mesmo audiências.
Mas para esses três segmentos, guardar informações por anos e mesmo décadas é essencial. Então, como manter os documentos sem visibilidade e exposição aos fatores deteriorantes? A resposta é: nuvem. Veja esses exemplos.
A Tedeschi Advogados associados, com matriz em Curitiba e filial em São Paulo, atua com direito cível/empresarial, trabalhista e tributário, além de assessorar seus clientes na fase pré-contenciosa, por meio de conciliação e mediação, análise de riscos, documentos, redação de contratos e acordos. Com um volume significativo de clientes, informações e documentos, a empresa adotou, há mais de três anos, a terceirização na hospedagem em datacenter com administração do servidor. Com isso a empresa conquistou mais rapidez segurança nos processos de trabalho. O acesso aos documentos, como estão em nuvem, ficou mais fácil. O advogado Thiago Tedeschi diz que além de acompanhar as mudanças exigidas pela modernidade, ter informações longe do alcance de terceiros, ajuda a empresa a ter tranquilidade, pois nenhum lugar físico está livre de avarias, incêndios, furtos ou roubos. A área do direito precisa ser muito precavida pois trabalha com provas e trâmites que se perdidos podem levar a prejuízos incalculáveis.
Outro Exemplo é a Imobiliária Absoluta, que há oito anos descomplicou seus processos e deixou de correr riscos. Nas palavras de Dayana Izuhara, a opção foi assertiva, pois além da segurança, existem outros pontos importantes. Por exemplo, quando uma máquina/note precisa ser trocado ou precisa de alguma manutenção, as informações também ficam na máquina. Mas quando as informações estão no servidor/nuvem basta uma máquina reserva e não há maiores problemas em dar continuidade no trabalho. Tudo flui melhor.
Havia um certo medo das máquinas serem roubadas e toda informação ir junto. Optamos também colocar o servidor em nuvem, pois as informações ficam com backup, para qualquer tipo de imprevisto e todos sabemos que isso acontece e das formas mais inusitadas possíveis.
Com a pandemia e todos os nossos dados em nuvem, bastou apenar ativar o modo vpn, para poder trabalhar em homeoffice, um processo simples porque já estávamos preparados.
Outro exemplo é a Rech & Advogados Associados, que há doze anos já usa a tecnologia para oferecer não apenas serviços técnicos mas fluência nos processos e segurança. Utilizando o serviço de hospedagem do servidor, datacenter e terceirização do serviço, a empresa tem experimentado um tempo maior para o relacionamento com o clientes e maior índice de satisfação, segundo a advogada Mara Rech. “Nossos clientes se sentem totalmente seguros quando falamos como tratamos os documentos e os processos com a ajuda da tecnologia”.
Os escritórios contábeis, como dito no início, precisam guardar documentos, inclusive os rescisórios, por décadas e não há estratégia mais segura e moderna que as descritas pelas empresas que colaboraram com o artigo de hoje, as quais agradecemos.
Esperamos que o tenha esclarecido e dado mais segurança a você para investir na modernidade e segurança que a tecnologia oferece.
Ficou interessado em modernizar e oferecer mais segurança ao seu negócio?
