O mundo já está bem consciente sobre e importância do planejamento feito de modo adequado. Nele são incluídos tópicos como objetivos, prazos e custos. Tudo buscando atender necessidades ou inovar para atingir os objetivos propostos. Hoje vamos falar sobre o TCO – Total Cost of Ownership, e sua importância dentro do contexto de planejamento para a área de TI. Leia e depois nos conte como foi aplicar em sua empresa.
O que é TCO?
O Total Cost of Ownership, ou TCO, é método de avaliação dos custos diretos e indiretos de produtos ou serviços, no caso de nossa pauta de hoje, associado a área de TI. Ele é de suma importância para a governança de TI e para o retorno de investimentos (ROI). Este conceito foi adotado ainda em 1987 pela Gartner Group e foi adotado por empresas de TI com a intenção de realizar a avaliação dos investimentos em torno do setor.
Vamos exemplificar com o investimento em um carro. Essa aquisição é para suprir uma necessidade. Embora alguns comprem para as necessidades primárias, existem as de status, mas vamos considerar a necessidade básica. Uma mãe que precisa levar as duas crianças para a escola todos os dias a caminho do trabalho. O marido já tem um carro e busca as crianças no final da tarde, já que a escola é integral. Essa mãe vai usar o carro para fazer compras, ir ao salão de beleza e outras atividades. Eles moram em apartamento e só tem uma garagem.
O que vão precisar para fazer o planejamento? Se o investimento vai valer a pena. Se terão retorno, ou seja, se todas as atividades necessárias se justificam pelo desembolso a ser feito. As variáveis: valor de locação de uma nova garagem, valor do seguro, IPVA, serviços mecânicos, valor do combustível, depreciação entre outros, além do tempo de vida útil do veículo considerando o estado do bem em que eles querem fazer uso e finalmente o valor de venda. Viu? O Cálculo do TCO para a TI e assim! Então vamos adaptar pra você aplicar em sua empresa.
Itens a Serem Incorporados no Cálculo do TCO
Imagine que sua empresa passou a vender também pela internet e precisa ampliar a cobertura de clientes e o nível de segurança. Para isso precisará de mais infraestrutura. Então vai analisa a aplicação dos itens abaixo.
- requisitos de infraestrutura de TI (na consultoria é feito um levantamento de requisitos)
- custos de assinaturas e licenças de aplicativos;
- suporte e gestão;
- treinamentos;
- implementações;
- gastos com energia, espaço físico;
- equipamentos;
- manutenção preventiva;
- reparos não previstos
- contratação de novos colaboradores de TI;
- segurança física, etc.
Por que Realizar o Cálculo do TCO
Como você já viu e memorizou através do exemplo, a partir dos resultados encontrados nesse cálculo, é possível analisar a real viabilidade de cada nova aquisição, ter mais argumentos para negociar com fornecedores e, consequentemente, tomar melhores decisões para os negócios.
Como Realizar o Cálculo do TCO
Para essa importante missão, é preciso considerar três aspectos que são: a aquisição do serviço, a implementação e os gastos gerais com manutenção. Vejo nos detalhes.
Aquisição
Essa etapa analisa ao valor total do investimento e são considerados itens como os valores da compra de hardwares e softwares, a depreciação e obsolescência tecnológica deles com o tempo.
Implementação
Nesta fase, a organização deve levar em conta os custos para instalação, configuração e customização da solução de TI adquirida. É fundamental avaliar o valor da relação h/h (homem / hora) da equipe com a implementação e com as horas de treinamentos que serão necessárias, assim como a curva de aprendizado para dominar a nova ferramenta.
Manutenção
Finalmente, é preciso contabilizar a manutenção do investimento. A empresa deve avaliar os gastos necessários para manter o funcionando correto do que foi adquirido, além do tempo que sua equipe irá precisar se focar nesse processo.
Fazer cálculos é uma atividade fundamental para um planejamento assertivo. A TI, sendo uma área chave da empresa não pode ser colocada de lado no momento de tomada de decisão e inovação, afinal, o mundo é tecnológico. Quer fazer o cálculo, mas não sabe como?
