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Já foi o tempo que escritório de contabilidade significava pilhas e papéis, armários escuros e assim por diante. Pra ir direto ao ponto um “escritório” de contabilidade pode significar até mesmo uma plataforma virtual para pequenas empresas. Mas tanta tecnologia assim assegura o cliente?  E os escritórios mais tradicionais, o que ganham com a tecnologia. Continue lendo e você descobrirá!  Esse artigo é uma homenagem ao dia do Contador.

Muitos dizem que a tecnologia afasta as pessoas, porém a tecnologia encurta caminhos e provê mais qualidade, evitando erros humanos em uma organização. No mundo dos negócios há lugar para todos, mas qual é o seu lugar como escritório de contabilidade? Toda empresa que é aberta depende de informações contábeis e quase todas também, de um contador. Assim, esse profissional e esse ramo de negócio precisa garantir orientações confiáveis e como você vai comprovar, a tecnologia entra aí. Além de prover a inovação, precisa manter o atendimento humanizado e rápido. 

As rotinas (o que precisa ser feito todo mês) contábeis podem não mudar, mas o jeito de fazer precisa mudar sempre. Antigamente os contadores orientavam seus clientes a controlar estoque por meio de fichas Kardex de papel. Hoje, dependendo do porte da empresa, o estoque do varejo é controlado pelo fabricante fornecedor, ou se for uma microempresa, existem sistemas de gestão integrados e gratuitos onde são cadastrados produtos e o processo é automatizado facilitando a operação para o PDV, contas a pagar, estoque, etc.

Assim, se o mundo mudou, os escritórios também precisam estar à frente do seu tempo para inspirar mais credibilidade aos clientes, que hoje são muito mais informados do que no tempo das fichas Kardex. Os comparativos de concorrentes estão acessíveis e as reputações das empresas estão espalhadas pela internet.

Como um escritório contábil pode começar a sua automação?

Um escritório com estrutura básica possui um sistema para contadores, que facilita a operação de todas as atividades como esocial, contábil, fiscal, faturamento,etc. Esses sistemas são direcionados aos serviços vendidos aos clientes. Mas é necessário enxergar o escritório como uma empresa que precisa sempre melhorar os seus processos.  Assim,  precisa ter suas estratégias de prospecção e manutenção de clientes, atende aspectos legais como LGPD e orientar seus clientes, analisar os seus custos e preços, seu impacto ambiental, tempo de trabalho (produtividade).

Para saber da situação da empresa contábil é preciso fazer um diagnóstico. Órgãos como o SEBRAE ou consultoria que faça mapeamentos de processos podem ser solicitados. Dentro desse, uma empresa de TI, faz o que se chama de Levantamento de Requisitos (o que é requerido do ponto de vista da TI para que os fluxos sejam ágeis e produtivos).

Após o diagnóstico e o levantamento de requisitos, a empresa contábil precisa tomar as decisões que vão de encontro aos seus objetivos de inovação e melhorias. É muito importante ter todos os seus processos escritos e, para facilitar que todos participem de forma cabal com a qualidade, é necessário fazer um fluxograma.

Nele fica mais fácil de identificar possíveis GAPs (lacunas ou brechas) no processo, e assim visualizar a melhor maneira de combatê-las. Selecionamos como exemplo, algumas atividades que podem gerar GAPs no setor financeiro se não forem cuidadas:

• A pessoa que registra pagamentos, não deve ser a mesma que os autoriza
• Quando um faturamento é gerado, o gestor deve sempre revisar quantidade faturada, valor total, e manter controle dos clientes ativos (entradas e cancelamentos)
• Para recebimentos em espécie, a pessoa que os recebe não deve ser a mesma que registra ou deposita no banco
• Podem ser citados inúmeros casos onde os maiores golpes aconteceram dentro do setor financeiro de uma empresa, o excesso de confiança ou até mesmo comodismo cegam certos gestores para procedimentos básicos e de suma importância.

Exemplo de Fluxograma para escritório Contábil

Como você pôde observar, quanto mais automatizados forem os processos, menos riscos de erros haverá. A tecnologia pode ajudar.

Por exemplo, se seu escritório tiver um sistema contábil para gerenciar seus clientes e tiver outro sistema para a sua empresa (financeiro, contas a pagar-receber, cadastro de clientes, etc) e se você quiser fazer os dois sistemas “Conversarem” para facilitar um fluxo, isso é possível. Basta chamar uma empresa de TI, e ela fará uma “pequena aplicação”, uma programação para que você possa personalizar a tecnologia de acordo com as necessidades de seu escritório.

Alguns fornecedores usam robôs para executar tarefas como:

• Adiantamentos de pagamentos com base na listagem do mês anterior.
• Importação arquivos SPED ICMS e receber relatórios com possíveis inconsistências.
• Controle de frequência, exames médicos, criar folha de pagamento e provisão de 13º salário e férias sem tomar o tempo da sua equipe todos os meses.
• Emissão de declaração de faturamento, fazer o download e importação de NF-e, arquivos XML de CF-e, FS, NFC-e e mais.
• Acompanhamento tributário e demonstrativo de cálculo do Simples Nacional.

Essas são apenas alguns exemplos.

E como deixar tudo mais seguro?

A resposta está em uma palavra: backup. E ele pode ser local ou em nuvem.  Com a LGPD, as empresas pode responder judicialmente em caso de vazamento de dados, mesmo que involuntariamente. Assim, o backup não é uma opção e sim uma gestão de risco, além de demonstrar que seu escritório é moderno.

A partir do armazenamento em Nuvem, você pode criar pastas com todos os formatos de documentos e ainda é possível editá-los a qualquer momento e de qualquer lugar, bastando o acesso a internet.

Alguns sistemas de armazenamento em nuvem contam com uma capacidade ilimitada de espaço, assim, é possível inserir todas as informações, arquivos e dados necessários. E um aspecto muito importante: os arquivos podem ser editáveis não apenas por uma mas por várias pessoas, mesmo estando em locais distantes.

Agora que você já sabe como aplicar a tecnologia num escritório de contabilidade, o que acha de seguir esse modelo e alcançar a prosperidade do seu negócio?

A MR Soluções atende empresas de todos os ramos. Nosso foco são pequenas empresas. Assim, se você quer modernizar seu escritório ou orientar um cliente seu para fazer isso, conte conosco.