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Antes de escrever propriamente sobre como escolher um ERP, um sistema de gestão interligado, vamos explicar algumas características importantes para você analisar a aderência com as necessidades de sua empresa. Aproveite.

O ERP (enterprise resource planning) é uma plataforma de software desenvolvida para interligar diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações do negócio, que passam a ser fornecidas de maneira instantânea e precisa, assegurando as tomadas de decisões.

ERP é uma arquitetura de transações que liga todas as funções de uma empresa, por exemplo, de processamento de pedido de vendas, controle e gerenciamento de estoque, planejamento de produção e distribuição e finanças.

Ao reduzir a complexidade do acompanhamento dos processos, a empresa passa a ter mais subsídios para se planejar e fazer melhor, e como resultado, diminuir gastos e repensar a cadeia de produção. Vale aqui um alerta: muitas empresas têm sistemas, os alimentam, geram os relatórios, mas param por aí. Um ERP passa a fazer mais sentido quando os indicadores são utilizados para a tomada de decisão no planejamento, como dito antes. É preciso ter cultura da análise de informações e do planejamento.

Um ERP pode ser habilitado localmente (físico) ou em nuvem (online). A gestão online tem muitos benefícios em relação à física, a começar pelos investimentos em infraestrutura, custos fixos e acessibilidade. Por esses motivos o online está sendo o modelos mais adotado ultimamente. Para viabilizar o modelo online, basta uma boa conexão com a internet (se não for boa, pode comprometer todo o investimento) e uma conta no sistema do fornecedor de sua preferência.

Agora que você tem ciência da importância de um ERP e da responsabilidade de uma organização com o desempenho a partir do uso dele, vamos elencar algumas práticas essenciais para a escolha de um ERP.

1. Conhecer e Escolher as Necessidades Prioritárias

A primeira etapa de como escolher ERP é definir as necessidades atuais da sua empresa. Assim, você deve optar pelas áreas e processos prioritários para integrarem ao ERP. O critério principal de priorização precisa ser a complexidade dos processos e a importância da área no relacionamento com o mercado.

A pergunta que você deve estar fazendo: mas como fazer isso? Através do mapeamento de processos, que é um desenho da situação atual da empresa. Ele pode ser realizado por uma consultoria externa. Para pequenas e médias empresas, o SEBRAE tem um programa que subsidia 70% das atividades de inovação, incluindo o mapeamento de processos. Chama-se SEBRAETEC. No portal tem a área Controle e Melhoria de Processo. Só clicar e explorar.

2- Definir o contingente de usuários do ERP

Para saber exatamente qual é o melhor tipo de ERP para a sua empresa, você precisa entender quantas pessoas estarão envolvidas no projeto, ou seja, quantas vão usar o sistema a partir das áreas prioritárias definidas na etapa anterior. Vale lembrar que cada área pode demandar mais usuários no futuro, assim, estime um pouco a mais.

3- Encontrar um sistema de fácil instalação

Ao optar por usar ou trocar um sistema, é sabido que é necessário um prazo para a migração de dados e adaptação. Assim, é importante que ele seja um facilitador e não um dificultador nos processos. Nos prieiros dias pode haver um engessamento necessário, mas depois ele precisará fluir e agregar valor a cada usuário, setor e a empresa como um todo.

É muito importante saber do fornecedor os detalhes da etapa de implantação, bem como os treinamentos que serão oferecidos, além de um calendário de suporte e atualizações.

4- Priorizar o ERP online

Como informamos antes, a modalidade online oferece muitos benefícios:

• Custo mais baixo
• Infraestrutura e tecnologia inclusa, você se preocupa apenas em gerenciar seu negócio
• Muitas vezes não possui custo de implantação apenas mensalidade
• Acesso de qualquer lugar, basta uma conexão com a internet
• Possuem mais recursos e integrações com diversas outras plataformas web
• Mais intuitivo, moderno e fácil de usar
• Acesso através de smartphones e tablets

5- Avaliar o custo-benefício

Algumas empresas adquirem sistemas que vão além de suas necessidades, por isso alertamos no início a necessidade de se fazer o mapeamento de processos e a partir dele, definir o escopo prioritário. A partir daí, você pode conversar com o fornecedor do ERP (ou os candidatos) para propor o melhor modelo. Hoje as aquisições podem ser feitas em módulos, de acordo com a necessidade. Aliás, uma tendência de se comprar apenas o que se usa. Abrange todas as áreas da economia.

O fato de um sistema ser mais complexo e oferecer mais recursos não significa que é o ideal para a sua empresa. Assim, avaliar o custo benefício de acordo com as necessidades de sua empresa significa adquirir um sistema adequado a um preço justo.

6- Pesquisar a escalabilidade

Se a sua empresa é pequena e tem poucos colaboradores, um sistema simplificado provavelmente atenderá sua necessidade atual.

Mas não quer dizer que, ao crescer e começar a envolver novos setores, que não poderá utilizar esse mesmo software para atender o controle desses novos processos.

A possibilidade do software “se expandir” junto com o crescimento da empresa tem a ver com a escalabilidade. De forma simples, o software precisa permitir a alteração do plano conforme o crescimento e mudança de necessidade da empresa cliente.

7- Acompanhar Resultados

Saber como escolher ERP é só o começo. Depois de decidir, você precisará acompanhar os resultados que o software oferecerá à empresa para saber se realmente tem funcionado adequadamente.

Para isso, atualize seus indicadores de performance e avalie as mudanças e atualizações do ERP. Pesquise e observe o fluxo de trabalho, pesquise feedbacks junto aos colaboradores e usuários da plataforma.

Uma coisa é certa: a melhoria precisa se continua pois o mundo muda, os produtos mudam e as necessidades de sua empresa também. Assim, ao avaliar um ERP, pense que após a contratação, sua empresa terá a responsabilidade de trabalhar continuamente para a performance desejada com a plataforma e com os resultados.

Como você viu, usar um sistema de gestão ERP envolve buscar informações importantes, planejar e tomar decisões sobre desempenho de processos, pessoas e crescimento organizacional. Você viu também que é preciso pensar na infraestrutura de TI a fim de ter um ambiente favorável para tal desempenho. Convidamos você a falar com um especialista e avaliar a situação de sua empresa para receber um ERP.