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Na semana passada escrevemos sobre as olimpíadas, onde todos buscam a maior produtividade. Pois é, no mundo dos negócios também existe uma grande disputa com o tempo para se ganhar produtividade. Leia o artigo e saiba como vencer esse desafio.

Independente do ramo em que sua empresa atua, uma coisa é certa: quer a maximização da produtividade por meio da otimização do tempo e outros fatores de produção.

O mundo é dinâmico e os negócios precisam ser assim também. A gestão com meios tradicionais, pode se justificar pelo medo da mudança. O gestor por trás dessa prática, talvez não perceba que está perdendo oportunidades de obter melhores resultados em produtividade, rentabilidade e satisfação do cliente. As ferramentas para mudar esse cenário estão à mão e se resumem em uma palavra: tecnologia.

Por Que a Gestão do Tempo é Tão Necessária?

No processo produtivo de qualquer empresa, o tempo costuma ser um fator em constante escassez. Otimizá-lo, portanto, impacta diretamente em várias etapas, inclusive nos custos do negócio. Quando o foco não está no melhor aproveitamento do tempo, isso desencadeia uma série de fatores negativos, como os exemplificados a seguir.

• Funcionários com remuneração fixa (mesmo quando acrescida de comissões ou bonificações) têm um custo que independe de sua produção. Além do seu salário, porém, há também os encargos decorrentes da sua contratação. Cada hora de seu tempo tem um valor mínimo previamente definido. Dessa forma, se ele se perde em tarefas secundárias ou atividades que não dizem respeito a sua função, a empresa pode estar pagando sem ter o retorno que cubra esse investimento.
• O mau uso do tempo frequentemente demanda extensões do horário de trabalho, o que aumenta os custos da empresa, afinal, as horas extras não só são mais caras que as horas normais como são contabilizadas também para FGTS, férias, 13º salário e demais direitos contemplados na CLT.
• Os prazos de entrega junto aos clientes são comprometidos, ocasionando uma quebra de confiança. Dentro da empresa, o setor responsável se torna referência negativa, como alguém que sempre atrasa na entrega de seus resultados. Já diante do cliente, a empresa passa a impressão de falta de compromisso e pouca confiabilidade.

Esses são apenas alguns detalhes, mas o fato é que a má utilização do tempo nem sempre está ligada ao comportamento do funcionário. Mesmo com acesso às redes sociais bloqueado e acompanhamento sobre a realização das atividades, um colaborador pode direcionar seus esforços para atividades que ocupam muito de seu tempo mas o afastam dos resultados.

Cabe ao gestor identificar as falhas e buscar as alternativas viáveis, eximindo a equipe do peso de atividades que podem comprometer os resultados financeiros como por exemplo:

• Processos burocráticos que consomem grande parte do tempo que deveria ser usado para alcançar metas.
• Atribuição de atividades necessárias, mas fora do escopo da equipe, trabalhadas em conjunto com outros setores, por isso exigindo inúmeras idas e voltas de informações e formalizações.
• Falta de definição prévia sobre o tempo destinado a cada etapa até a conclusão de um novo negócio. Seu time pode perder tempo ao prolongar demais determinadas fases, como contato com o cliente, envio de proposta e assinaturas de contratos. Perceba que o tempo precisa ser uma variável incluída no processo.
• Falha no Recrutamento e Seleção: é muito comum pequenas e médias empresas contratarem por indicação apenas. Para cada função, é preciso um estudo, uma definição escrita das funções, competências e atitudes (CHA) e, no processo seletivo, identificar o candidato mais próximo do objetivo a fim de que as perdas não demandem correção. Recrutamento e seleção é função estratégica e preventiva.

Reflexos da Má Gestão do Tempo na Produtividade da Empresa

Quando não há foco no melhor aproveitamento do tempo, o primeiro fator a sofrer as consequências dessa falha é a produtividade, que despenca. É até comum ambientes com equipes focadas, fechando negócios, mas com um tempo de processo grande, o que implica em custos mais altos e impactando nos resultados. Nesse exemplo, de novo fica clara a importância da gestão do tempo.

A produtividade das empresas é medida por meio de indicadores específicos cujo ponto de avaliação principal está na eficiência — capacidade de alcançar metas dentro dos prazos determinados e com os recursos previamente definidos para isso. Quando um indicador aponta para dados negativos, significa que há problemas e anomalias nos processos, podendo trazer prejuízos não só para clientes, mas para o negócio em si.

O Uso da Tecnologia para Facilitar Processos e Otimizar o Tempo

Quando se trata de otimização do tempo, a tecnologia com certeza é uma das maiores aliadas das empresas. A inovação é fundamental para o crescimento de uma organização e para seu destaque em meio a um mercado extremamente competitivo. Se você olhar para um passado próximo, verá que várias tecnologias trouxeram facilidades para o mundo e economia de tempo, de modo extensivo ao ambiente empresarial. Pense no modelo de banco em nuvem: nada de uma pasta cheia de papéis para abrir uma conta; nada de filhas e papéis impressos para pagar. Fácil, rápido e mais barato. Então, por que alguns resistem?

A lista segue com drones, impressoras 3D, documentos eletrônicos, que têm sido crescentemente reconhecidos pelas empresas e contribuem muito para a otimização do tempo. Afinal, dotados de ampla validade jurídica, substituem com eficiência máxima as rotinas de assinatura física de contrato pela validade da assinatura eletrônica.

Há muitos benefícios em inovar. Poderíamos trazer uma grande lista, mas nosso foco aqui é a gestão do tempo.

Ferramentas Tecnológicas para Ganhar Tempo

Uma empresa conhecedora do seu escopo de atuação está apta e munida de informações necessárias para fazer a escolha certa entre as melhores ferramentas disponíveis. Há muitas opções mas vamos listar algumas que atendem necessidades mais genéricas:

• Softwares, que já estão enraizados na cultura corporativa.
• Plataformas fornecedoras de serviços on-line, que não demandam licenças, atualizações ou infraestrutura.
• Aplicativos dos dispositivos móveis, que facilitam o controle e a distribuição das atividades.
• Computação na nuvem, que disponibiliza plataformas para arquivamento e apoio para o funcionamento de diversos serviços tecnológicos.

Antes da escolha, há uma etapa fundamental de mapeamento dos processos, necessidades e objetivos da empresa e depois a pesquisa sobre o que o mercado oferece, considerando as ferramentas que trarão um maior impacto em seus resultados e na sua busca pela otimização do tempo. A avaliação dos indicadores de performance, bem como a identificação de gaps de atuação e pontos de melhoria são tarefas fundamentais para identificar quais produtos e serviços melhor se encaixam em sua realidade, incluindo a análise do ciclo de vida, produzindo um efeito mais perene em termos de uso do tempo e redução de custos.

Os principais indicadores para acompanhar

Os indicadores fornecem a relação entre os esforços empregados e a quantidade de produtos e serviços gerada a partir deles. Estabelece-se primeiramente um índice padrão para avaliação, baseado em fatores matemáticos, financeiros, no histórico da empresa e em seus objetivos para o futuro. Posteriormente, o resultado prático é mensurado e comparado ao padrão determinado. Assim, o gestor terá noção clara da eficiência dos processos.

Aqui citamos alguns dos grupos de indicadores mais importantes para uma empresa:

1. De excelência operacional, que analisam a eficácia direta dos processos e encontram erros, dificuldades e pontos de melhoria.
2. De inovação, que medem o índice de desenvolvimento de novos produtos, serviços e de processos que melhorem a performance geral do negócio.
3. De qualidade, ligados à satisfação do cliente e de suas necessidades, além da sua percepção sobre os produtos oferecidos pela empresa.
4. De flexibilidade, que indicam a capacidade de adaptação da empresa às mudanças da tecnologia, de seu público-alvo e do mercado em que se encontra.
5. De pessoas, que medem os níveis de produtividade individual, equiparando conhecimentos e técnicas para obter equipes mais homogêneas, hábeis e produtivas.

Se pararmos para pensar, todos esses tipos de indicadores se ligam à otimização do tempo de uma forma ou de outra, tendo-a como parte da causa ou da consequência de seus números. Por um lado, se o fator tempo é importante para gerar bons indicadores de excelência operacional, qualidade e pessoas, por outro lado, a inovação e a flexibilidade geram resultados muito positivos para sua otimização. Todos se interligam diretamente, como em um fluxo constante de melhorias. Em nosso blog, você encontra artigos que tratam de assuntos aqui relacionados como indicadores e OKRs.

Gastar menos tempo na empresa, alcançando mais produtividade pode proporcionar a você, mais tempo para fazer o que ninguém e nenhuma tecnologia pode fazer por você: estar com sua família. Pense nisso. Até Breve!

Quer usar a tecnologia para ganhar tempo nos processos e mais produtividade?